Creación de un Flujo de Publicación
Documento sin título
Permite al usuario tener un filtro de publicación personalizado que responde a las necesidades de diversas autorizaciones con ciertas características especificas y que involucra a diversas personas, esto para la autorización del contenido con el fin de mostrar un resultado en el sitio Web satisfactorio para el usuario final.
Nota: Se utilizara el sitio "Consultora SA", para fines de ejemplificación
Procedimiento
Acceda al administrador de SWB
En el sitio de trabajo se localiza los catálogos de estructura.
En la zona de acordeones de estructura dar clic en catalogo de estructura "Sitios", donde se muestra todos los sitios que se tiene en SemanticWebBuilder.
Localice el sitio donde desea crear un Flujo de Publicación y de clic en el ícono de expansión.
Posicionarse en la carpeta de "Flujos de Publicación".
Haga clic derecho sobre la carpeta de Flujos de Publicación, al visualizar el sub menú seleccione haciendo clic en la opción "Agregar Flujo de Publicación".
De la ventana emergente que se muestra llene los datos solicitados, para este ejemplo se creara el flujo de publicación con el nombre "Revisión de Documentos"
Una vez llenado el dato solicitado, dar clic en el botón Guardar.
En la barra emergente de estatus indicara que el flujo fue creado
Cuando haya creado el Flujo de Publicación se abrirá una pestaña nueva en la zona de "Pestañas de Elementos" con el nombre "Revisión de Documentos" correspondiente al Flujo de Publicación que se acaba de generar, y en la zona de "Pestañas de Configuración del elemento" se mostraran las pestañas Información (que es la que se muestra por defecto), Editar Flujo, Versiones, Relacionados y Bitácora de las que se explicara su funcionalidad una a una más adelante.
En la pestaña de Información que es la primera que se muestra, el numero de identificador,
En la casilla de título muestra con el cual se creó el Flujo de publicación, el cual es modificable.
En la casilla de descripción se describe un texto relacionado al componente creado.
En la casilla de Activo se selecciona de manera que el flujo de publicación quede activado.
En la parte de creación, se muestra la fecha y hora de cuando se creó el componente, así como el usuario creador que muestra el nombre de la persona que creó el Flujo de Publicación, en última actualización muestra la fecha ultima que fue modificado el componente, así como por quien fue modificado.
En la barra emergente de estatus indicara que el flujo de publicación fue actualizado. Y en el área de acordeones de estructura se verifica que el ícono del flujo de publicación cambio a color azul.
Se da clic en la pestaña de configuración de elementos "Editar Flujo".
En la zona de trabajo y configuración aparecerá la pestaña de "Propiedades" del administrador de Flujos de Publicación, indica nombre y descripción del flujo a configurar.
El recuadro "Modificar contenido cuando este en revisión" al estar marcado, da la posibilidad de editar el contenido en revisión en caso de que el esquema de revisión así lo requiera.
Una vez definida la pestaña "Propiedades" haga clic en la pestaña de "Tipos de recursos".
En la zona de trabajo y configuración aparecerá la lista de "Tipos de Recursos", seleccione haciendo clic en el recuadro del tipo de recurso el cual estará sujeto a revisión mediante el Flujo de Publicación.
Es posible marcar más de un recurso en el mismo flujo.
Una vez marcados los recursos requeridos para el Flujo de Publicación haga clic en la pestaña "Actividades".
Dentro de la pantalla de actividades haga clic derecho sobre el área gris del administrador de flujo, para desplegar el submenú.
En el submenú que se despliega seleccione haciendo clic en la opción "Agregar actividad".
Aparecerá la ventana de "Agregar actividad", en esta se mostrara la pestaña de "Propiedades", en la cual se describe "Nombre" y "Descripción" de la actividad del flujo de publicación, en el espacio correspondiente
El recuadro de "Tiene duración" habilitara "Duración" esta es la función dentro del flujo que temporiza la actividad para su revisión.
Es decir que en el momento que llegue un contenido que ha sido mandado a flujo a este punto de, deberá ser analizado por los usuarios asignados a esta actividad de visto bueno, durante el lapso marcado.
En caso de que el contenido no sea revisado en el plazo marcado, el flujo por medio del administrador de SemanticWebBuilder, mandara correos electrónicos a las personas asignadas a esta actividad cada hora posterior a la hora de vencimiento, esto continuara hasta que el contenido se revise.
Nota: En caso de no requerir esta funcionalidad pase al punto 27 de este manual.
Al habilitar la "Duración" especifique los "Días" y/o las "Horas", en los espacios correspondientes, en las cuales tendrá de paso la parte revisora de realizar el chequeo de contenido y dar un resultado.
Una vez definido los campos de "Propiedades", haga clic en la pestaña de "Roles"
Se presentara los roles de usuarios existentes en el administrador, seleccione el o los roles asignados para la revisión.
Esto representara que todos los usuarios que tengan el rol implícito estarán dentro el grupo de revisores de este flujo.
La selección de un rol es opcional.
Haga clic en la pestaña de "Usuarios" para continuar.
En la ventana se presentara la lista de usuarios registrados en la administración de SWB disponibles para ser parte de la actividad de revisión de contenido. Para seleccionar haga clic en el recuadro del nombre del usuario en la columna de "Utilizar".
Una vez seleccionados los usuarios haga clic en la pestaña de "Secuencia".
En la pestaña de "Secuencia" aparecerán las pantallas de "Aprobación" y "No aprobación".
Consideraciones importantes:
Los siguientes puntos le servirán como recomendaciones a considerar cuando esté realizando la configuración de sus propios Flujos de Publicación:
En caso de que el flujo sea de un solo paso podrá especificar la "Aprobación", así como la "No aprobación" en este punto.
En caso de definir 2 o más actividades es recomendable realizar las "No aprobaciones" primero y después de definir todos los pasos es entonces cuando se definirán las aprobaciones.
Haga clic sobre el espacio de "No aprobación" para desplegar el submenú y en este seleccione haciendo clic sobre la opción de "Agregar".
Se presentara una nueva ventana de "Agregar secuencia" y se mostrara en la pestaña de "Transición" misma que tendrá tres opciones de secuencia.
La primera opción representa "Terminar flujo", esto implica que en caso de que no haya sido aceptado el contenido enviado a revisión del flujo no seguirá con la secuencia del flujo y el recuadro de "No autorizado" al ser marcado indica que no se mostrara, ya sea la opción que se seleccione el autor del contenido recibirá una notificación por correo.
La siguiente opción a seleccionar es "Enviar al autor del contenido", en este caso el autor del contenido recibirá de vuelta el contenido con los comentarios acordes a la no aceptación para su pronta corrección y vuelta a flujo.
La última opción implica que en caso de no ser aceptado el contenido se puede mandar a algún otro paso de la secuencia que se encuentre enlistado.
Haga clic en la pestaña de "Avisos" que presentara la pestaña de "Roles".
En la pestaña de "Roles" se enlistaran los roles existentes en el repositorio de usuarios. Al seleccionar el recuadro de estos roles los usuarios que tengan este rol recibirán un aviso vía correo electrónico.
En la siguiente pestaña "Usuarios" podrá especificar al marcar el recuadro, los usuarios que recibirán una notificación vía correo electrónico.
Para finalizar la secuencia de "No aprobación" haga clic en el botón de "Aceptar" de la ventana
Nota: En caso de que el flujo de publicación solo tenga un paso diríjase al punto 61 si tiene 2 o más continúe al siguiente punto del procedimiento.
En la ventana de "Agregar actividad" se visualiza la primer actividad en el espacio de "No aprobación". la cual es "Generador de contenido".
Haga clic en el botón de "Aceptar" para crear el siguiente paso.
Cree una nueva actividad como secuencia, repitiendo los pasos del 21 al 43 de este mismo procedimiento.
Nota: Con fines de ejemplificación este procedimiento será referido a dos actividades "Paso 1 y Paso 2", sin embargo el Flujo de Publicación podrá ser de tantas actividades como lo requiera así como combinaciones en sus elementos integradores.
Una vez definida la actividad secuenciada podrá definir la "Aprobación". Haga doble clic en la fila de la primer actividad
Aparece nuevamente la ventana de "Editar actividad" mostrando la pestaña de "Propiedades".
Para crear la aprobación haga clic en la pestaña "Secuencia".
La pestaña de "Secuencia" mostrara los dos espacios de "Aprobación" y "No aprobación", este último ya completado. Haga clic derecho en el espacio de "Aprobación" para desplegar el submenú.
Seleccione haciendo clic en la opción "Agregar" del submenú de aprobación.
Aparecerá de nuevo la ventana de "Agregar secuencia" en la pestaña de "Transición".
Se mostraran tres opciones de aprobación. Para realizar la secuencia de actividades se deberá aplicar la tercera opción "Enviar a otra actividad" haciendo clic en el botón de radio de esta opción.
Bajo esta opción se encontraran enlistadas las actividades que pueden ser seleccionadas como secuenciales. Para marcarla haga clic sobre la actividad a secuenciar.
De la misma manera podrá asignar notificaciones de la aprobación a usuarios en particular o a un grupo de usuarios con un rol en común mediante la pestaña de "Avisos" tal y como refiere en los puntos 38 al 40.
Para continuar con la designación de aprobaciones en las actividades haga clic en el botón "Aceptar".
En la ventana de editar actividad se podrá visualizar las actividades de "Aprobación" y "No aprobación"
Para continuar haga clic en el botón de "Aceptar".
Nuevamente en la pestaña de "Actividades" se presentaran las actividades agregadas.
Para realizar la actividad de aprobación de la actividad del Flujo de Publicación final haga doble clic sobre esta.
Aparecerá la ventana de "Editar actividad" de la actividad seleccionada, mostrando la pestaña de "Propiedades"
Haga clic en la pestaña de "Secuencia" para designar la "Aprobación"
En la pestaña de "Secuencia" aparecerán la "Aprobación" y la "No aprobación" haga clic derecho en el espacio vacío de "Aprobación" para desplegar el submenú.
Una vez desplegado el submenú haga clic en la opción "Agregar".
Aparecerá la ventana de "Agregar secuencia" que mostrara las opciones de la pestaña de "Transición".
Al ser esta actividad final se podrá seleccionar las dos primeras opciones. La opción de "Enviar al autor del contenido" será para que una vez que termino el proceso del "Flujo de Publicación" el contenido regrese al autor del contenido y no se publicara. El autor del contenido recibirá la aprobación del grupo de revisores y servirá como documento de uso interno sin publicar.
La primera opción "Terminar flujo", al ser seleccionada al hacer clic en el botón de radio, contiene dos asignaciones alternas a seleccionar.
La casilla de "Autorizado" al ser marcada da el paso de autorización para la publicación del contenido mas no la visualización en la sección, si esta opción es la única marcada, la activación del contenido deberá ser realizada en la página web.
La casilla de "Publicar automáticamente" completa a la casilla de "Autorizado" y permite la activación automática del contenido una vez que el contenido termine su curso dentro del "Flujo de publicación".
Una vez asignada la secuencia de aprobación haga clic en el botón de "Aceptar" de la ventana "Agregar secuencia".
La ventana de "Editar actividad" mostrara las secuencias de "Aprobación" y "No aprobación".
Para continuar haga clic en el botón de "Aceptar" de la ventana.
Ya en la zona de trabajo se visualizaran las actividades agregadas y descripción agregadas.
Para revisar la secuencia de las actividades en forma grafica haga clic en la pestaña de "Diseño".
La pestaña de "Diseño" mostrara de forma grafica la secuencia del "Flujo de Publicación" ya estructurado.
El primer ícono de hoja representa el inicio del "Flujo de Publicación" el cual es el autor del contenido.
Los íconos de hoja con lupa indican las actividades secuenciadas.
El último ícono de hoja con palomita, el cual es el último de la serie indica la publicación del contenido.
Nota: El primer ícono así como el último son actividades marcadas por defecto y no hay interacción con ellas ya que solo representan la entrada y la salida de un contenido en un "Flujo de Publicación"
Sobre los íconos de hojas estarán marcadas líneas verdes que representan la secuencia de aprobación.
Debajo de los íconos de las hojas se encontraran las líneas rojas que marcaran la secuencia de "No aprobación".
Bajo la zona de grafica de secuencia estará la tabla de descripción del flujo de contenido que mostrara la información del Flujo de Publicación: Nombre de las actividades definidas, Descripciones, Los roles de usuario que estarán participando en el flujo y los usuarios en particular asignados a calificar el contenido.
Una vez verificados los puntos anteriores haga clic en el ícono de guardar para salvar la configuración.
La definición del Flujo de publicación habrá sido creada correctamente y mostrara una ventana de confirmación.
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